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Gastos de una Empresa

20 enero 2024 monica 0 Comments

En el mundo empresarial, conocer y gestionar adecuadamente los gastos es fundamental para mantener la salud financiera de una empresa. Según diversos estudios, el fracaso de muchas empresas se debe, en gran parte, a una mala planificación y control de los gastos. Es por eso que en este artículo te proporcionaremos las claves para una gestión eficiente de los gastos empresariales.

¿Qué Son los Gastos de una Empresa?

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Los gastos de una empresa son los costos o salidas de dinero que se producen como consecuencia del funcionamiento diario y de la gestión del negocio. Estos gastos se derivan de diversos departamentos como administración, marketing, ventas y recursos humanos, entre otros. Conocer los gastos de tu empresa te ayudará a:

  • Hacer que el negocio sea más eficiente.
  • Controlar y reducir los costos.
  • Lograr que el negocio sea viable y competitivo.
  • Hacer previsiones de gastos para controlarlos.
  • Tomar decisiones informadas basadas en datos.

Tipos de Gastos de una Empresa

gastos empresariales

Los gastos de una empresa se pueden clasificar de diversas formas. A continuación, veremos las clasificaciones más comunes:

Gastos Fijos y Gastos Variables

Los gastos fijos son aquellos que no cambian a lo largo del tiempo y se caracterizan porque se pagan mientras dure la actividad de la empresa. Estos gastos son previsibles y se relacionan con el funcionamiento básico de la empresa. Algunos ejemplos de gastos fijos son:

  • Renta que se paga por el alquiler de locales u oficinas.
  • Impuestos y tasas.
  • Coste de gestorías y asesores externos.
  • Coste de servicios y suministros (luz, agua).
  • Seguros (de responsabilidad civil, de actividad).

Por otro lado, los gastos variables son aquellos que se relacionan con las circunstancias y la actividad del negocio. Estos gastos varían en función de las ventas, producción o cualquier otra variable. Algunos ejemplos de gastos variables son:

  • Coste de personal: Incluye la cotización a la Seguridad Social, los salarios, las pagas extra o los cursos de formación.
  • Coste de materias primas: Son los que se asocian a la producción.
  • Impuestos relativos a la distribución: Si tienes una tienda online, tendrás gastos de almacenamiento y transporte, por ejemplo.
  • Gastos de viajes y desplazamientos.
  • Gastos de marketing y publicidad.

Gastos Deducibles y No Deducibles

Los gastos deducibles son aquellos que están relacionados con la actividad de la empresa y que pueden ser deducidos en la declaración de impuestos. Para que un gasto sea deducible, debe cumplir ciertos requisitos, como estar justificado con una factura completa, estar registrado contablemente en el Libro de Gastos de la entidad y estar vinculado con la actividad económica de la empresa. Algunos ejemplos de gastos deducibles son el alquiler de locales, los honorarios de gestores y abogados, gastos de transporte relacionados con la actividad o gastos de publicidad de la empresa.

Por otro lado, los gastos no deducibles son aquellos que no pueden ser descontados en la declaración de impuestos. Algunos ejemplos de gastos no deducibles son las multas, los donativos o regalos a amigos, gastos de transporte no relacionados con la actividad o gastos de móvil si se usa para temas personales.

Gastos Iniciales de una Empresa

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Si tu negocio acaba de comenzar, tendrás que hacer frente a una serie de gastos iniciales necesarios para su puesta en marcha. Algunos ejemplos de estos gastos son:

  • Honorarios de notario y abogado por el asesoramiento en la constitución de la sociedad mercantil.
  • Inscripción de la empresa en el Registro Mercantil.
  • Honorarios de asesores fiscales.
  • Servicios bancarios (apertura de cuentas, TPV, etc.).
  • Contratación de hosting y compra de dominio web.
  • Primas de seguros.
  • Compra de material (maquinaria, hardware, mobiliario, material de oficina).
  • Contratación de personal.

Para controlar estos gastos iniciales, es fundamental saber el importe de cada partida y digitalizar todo el proceso, de manera que la información esté siempre disponible y actualizada. En APF Consultores podemos gestionar la creación de tu nueva empresa.

Complicaciones al Gestionar los Gastos de una Empresa

Cada empresa lleva el control de gastos de manera diferente, pero hacerlo sin un sistema que facilite su gestión puede traer consigo ciertas desventajas. Algunas de estas complicaciones son:

  • No contar con un presupuesto establecido para los gastos de cada miembro del equipo.
  • Dificultad para recabar toda la información sobre los gastos y las facturas generadas.
  • Falta de visualización de los gastos realizados y no poder contar con la suficiente información para realizar predicciones de presupuesto.

La Mejor Forma de Gestionar los Gastos en una Empresa

Para una gestión eficiente de los gastos en una empresa, es necesario considerar una serie de aspectos clave que permitirán tomar decisiones basadas en datos reales y actualizados. Algunas de las mejores prácticas para gestionar los gastos son:

  • Identificar de manera sencilla en qué se está gastando y detectar tendencias para un mejor control y negociación con los proveedores.
  • Ofrecer la posibilidad de ingresar las facturas de gastos a los empleados y clasificarlos según las categorías establecidas por la empresa.
  • Contar con un presupuesto de gastos y compararlo con los gastos reales de la empresa.
  • Establecer una política de gastos que defina presupuestos, uso de tarjetas corporativas y reembolso automático a través de la nómina.

En definitiva, la clave para una gestión eficiente de los gastos en una empresa es conocer en qué se gasta cada euro y optimizar los gastos.

Gastos de una Empresa Pequeña y Retos a los que se Enfrentan

Si tienes una empresa pequeña, también es importante conocer los gastos a los que te enfrentas y controlarlos para evitar que afecten la viabilidad del negocio. Algunos de los gastos más destacados para las pequeñas empresas son:

  • Alquiler de local, nave, oficina o taller: La elección del lugar y el tamaño del espacio de trabajo pueden influir en los costos. Es importante analizar si es necesario alquilar un local desde el inicio o si se puede comenzar con un trabajo a distancia o utilizando un coworking de forma ocasional.
  • Salarios: Los salarios del personal son uno de los gastos más importantes. Es fundamental analizar los contratos bonificados y otras ayudas disponibles para reducir el coste laboral de la empresa.
  • Suministros: Los gastos de luz, agua, gas o internet también deben tenerse en cuenta y buscar opciones que permitan optimizar estos costos.
  • Gastos de marketing y publicidad: Aunque las pequeñas empresas pueden tener presupuestos limitados para marketing y publicidad, es importante destinar recursos a promocionar el negocio y atraer clientes.

En resumen, tener un buen control de los gastos es esencial para mantener la salud financiera de una empresa. Conocer los diferentes tipos de gastos, como los fijos, variables, directos e indirectos, y gestionarlos de manera eficiente, permitirá tomar decisiones informadas y garantizar la viabilidad y el crecimiento del negocio.

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