El balance de comprobación, denominado también balance de comprobación de sumas y saldos, es una herramienta contable que permite establecer el resumen del estado financiero y de las operaciones realizadas por una determinada empresa u organización en un periodo determinado.

En el balance de comprobación se refleja la diferencia entre el debe y el haber de las distintas cuentas y el saldo correspondiente, por lo que permite comprobar que los saldos utilizados durante el ejercicio económico sean fiables.

¿Qué información ofrece?

Este instrumento brinda a la directiva de la empresa información valiosa sobre la realidad contable de la organización, gracias a que permite determinar la situación real de la situación financiera en un momento dado. La información contenida en el balance de comprobación es esencial para la toma de decisiones estratégicas que impulsen el nivel de productividad de la compañía.

De acuerdo a la normativa en vigor, el balance de comprobación debe hacerse cada trimestre y debe ser incluido en el libro de inventarios de la empresa, esto permite organizar la información contenida en las cuentas anuales.

Los recursos de que dispone una empresa, fundamentalmente los financieros, por lo general son limitados, por lo que es conveniente contar con un registro contable preciso, para evitar que se produzcan desfases y mantener una buena salud financiera, que permita disponer de una tesorería fluida que permita realizar los pagos pertinentes y la actividad general de la empresa.

El objetivo principal del balance de comprobación es brindar información tanto a la organización como terceros sobre la situación financiera de la empresa en cualquier momento del ejercicio fiscal.

¿Qué utilidad tiene el balance de comprobación?

Como hemos mencionado, el balance de comprobación es una herramienta contable de gran valor para la empresa, ya que permite conocer su estado financiero al reflejar de forma fidedigna las operaciones realizadas durante un periodo de tiempo determinado.

El balance de comprobación incluye por una parte el debe de las cuentas de la empresa, y por otra, el haber. Además, muestra la diferencia global entre ambas partidas, lo que se conoce contablemente como saldo.

Aunque el balance de comprobación es un requisito establecido en el Código de Comercio y debe ser satisfecho por toda empresa con carácter trimestral e incluido en el libro de inventarios, su utilidad va mucho más allá, ya que la información ofrecida por este documento es fundamental para la toma de decisiones estratégicas.

Balance de comprobación: Objetivos

Además de reflejar el estado contable de la empresa en un momento determinado, el balance de comprobación sirve como base para la preparación de las cuentas anuales de la compañía, permitiendo:

• Que todos los asientos contables cuadren.
• La adecuada revisión de las fichas del Libro Mayor, la comprobación de cada una de las fichas junto al balance de comprobación garantiza que la contabilidad de la empresa está en orden.

Elaboración del balance adecuadamente

La forma más eficiente de elaborar el balance de comprobación es recoger de manera previa todas las operaciones financieras realizadas por la empresa en el Libro Diario, llevando también cada uno de estos asientos en el Libro Mayor.

Se recomienda ordenar cada asiento en una fila de una tabla, para que luego puedan efectuarse las sumas que indican los volúmenes totales, esto permite obtener el saldo deudor y el saldo acreedor. La comparación de estos saldos permite saber si la empresa tiene un saldo positivo o negativo

De forma general, el balance de comprobación debe contener:

• Nombre (razón social) de la empresa u organización.
• Especificación del documento contable.
• Fecha o período.
• Código (folio) y nombre de cada cuenta.
• Total, saldo deudor y saldo acreedor de las cuentas.

En caso de que el balance final no cuadre, lo más común es que haya un error en los asientos recogidos en el Libro Diario o una falla al momento de pasar la información a la tabla mencionada. También es posible que se pueden producir algunas otras incidencias como:

• Omitir o repetir alguna cuenta o cifra.
• Anotar de forma errónea una determinada partida (debe en el haber o viceversa).
• Invertir los números en las cantidades que componen la cuenta.
• Colocar de forma errada la fecha de una operación o ubicarla en el lugar que no corresponde.

Igualmente, pueden presentarse diferencias entre el balance de comprobación y el balance de situación. Sin embargo, no se deben confundir ambos documentos, ya que son distintos. El balance de situación hace referencia al ejercicio contable completo y debe ser elaborado de acuerdo a lo que establece la norma 6º del Plan General contable (PGC).

El balance de situación refleja y agrupa los bienes, derechos y obligaciones de la compañía, muestra los saldos reales agrupados, por lo que representa la situación patrimonial de la empresa en un momento determinado, permitiendo realizar comparaciones con ejercicios anteriores.

Para minimizar este tipo de errores, se recomienda contar con el apoyo y asesoría de expertos contables, que además se encargarán de realizar cualquier reparación en tiempo y forma.

Como documento contable, el balance de comprobación está determinado por una periodicidad, permitiendo calcular el resultado de dicho periodo y cierra la contabilidad, se puede elaborar de dos maneras:

Por totales

Luego de registrar todas las operaciones de un periodo en el Libro Mayor, se calcula el total de cargos y el total de abonos de cada una de las cuentas del Mayor General. Seguidamente se realiza el balance de comprobación a la fecha. Indicando el nombre de cada cuenta y el total de sus cargos y sus abonos.

Al realizar la sumatoria de todos los cargos y los abonos, los resultados deben ser iguales.

Por saldos

Luego de realizar todos los asientos contables, se determina el saldo de cada cuenta, el cual viene dado por la diferencia entre el Debe y el Haber, considerando:

• Si el Debe es mayor que el Haber: la cuenta tiene un saldo deudor.
• Si el Debe es menor que el Haber: la cuenta tiene un saldo acreedor.

Finalmente, la suma de las cuentas del saldo deudor debe ser igual a la suma de las cuentas del saldo acreedor.