Es muy posible que vuestra empresa haya recibido alguna factura en la que figuren gastos suplidos. Tienen peculiaridades que debemos tener en consideración en el momento de facturar o declarar. Por tanto,a continuación vamos a explicarte cómo contabilizar suplidos.

Qué son los suplidos

Los suplidos son gastos que se efectúan en nombre y por orden de un cliente y cuyo importe después le cobraremos.

A fin de que un gasto tenga la naturaleza de suplido es preciso que se cumplan 3 requisitos:

1. Que se haya efectuado en nombre y por cuenta del cliente, por lo que la factura que lo justifica debe estar emitida a nombre de este.
2. Que el pago se haya realizado por orden expreso de ese cliente.
3. Que se pueda justificar que se ha pagado este importe.

Gastos Suplidos ¿Cómo se facturan?

Ahora que ya conoces qué son los gastos suplidos, veremos de qué forma se facturan. Para esto, deberás agregar la denominación “suplido” al importe pertinente en los honorarios de tus servicios.

Es esencial tomar en consideración que, a nivel práctico, un gasto suplido no te supone ni un gasto ni un ingreso ya que se trata de un pago representando a tu cliente, cuya factura llega a su nombre. Por ende, no ha de estar incluido en la base imponible de la factura y deben facturarse sin IVA ni retención por exactamente el mismo importe que pagaste en nombre del cliente.

Así, el importe no se aúna al resto de la base imponible para aplicar el IVA y la retención, sin embargo sí debe añadirse al total de la contraprestación a cobrar a tu cliente.

Es esencial tener saber que facilitar la factura al cliente del servicio puede resultarle de mucha ayuda para su contabilidad con la meta de poderse inferir los impuestos pertinentes. De igual manera, es recomendable que nos guardemos una copia de dicha factura para poder justificar la naturaleza y necesidad del pago frente a una posible inspección tributaria.

Como contabilizar los gastos suplidos en la factura

El gasto tendrá que aparecer bajo la denominación de suplido en la factura que emitas a tu usuario, sumándolo al total a abonar por el mismo importe, pero en este caso sin aplicarle IVA, ya que por esta operación ya se pagó el IVA pertinente, y sin aplicar retención.

En estos casos resulta conveniente anexar con la factura en la que incluimos el suplido, una copia de la factura del propio suplido, para poder justificar la operación en el caso de inspección tributaria.

Siguiendo con el ejemplo previamente expuesto:

Una asesoría cobra a su cliente por la prestación del servicio de constitución de sociedad 300€, sin incluir IVA.
El notario emitirá a nombre del cliente del servicio final (la sociedad en constitución) una factura de 100 euros más el 21% IVA , en conjunto, 121 euros.
Con estos datos, la factura que emitirá la consultoría a su usuario sería:

De qué manera incluir un suplido en la factura
Para finalizar, hay que apuntar que el suplido no va a tener la consideración de ingreso a efectos de IRPF o IS.

Es conveniente tener un libro registro de los suplidos o, para evitar inconvenientes, una cuenta corriente concreta para estos, donde el término de cada ingreso contenga la palabra “suplido”.

¿Qué es la provisión de fondos y suplidos?

Puede acontecer que en el caso de un autónomo reciba, de forma anterior a la prestación del servicio, el dinero para aceptar todos aquellos gastos suplidos. Estos pagos reciben el nombre de provisión de fondos y se contabilizan y registran de forma distinguida. De la misma manera que los suplidos, representan un gasto atípico para el profesional y, como tal, requieren un trato distinto.

Específicamente, los profesionales que actúen por estimación directa, deben tener un libro de registro de provisiones de fondos y suplidos, por ley. O sea, un registro de todos aquellos importes de las facturas que sean fondos y suplidos que han cobrado a sus clientes , a fin de que quede reflejado frente a una revisión de Hacienda.

En este libro de registro, deben incluirse:

La fecha de la operación.
La clase de operación: si se trata de un gasto suplido o de una provisión.
El pagador de la provisión o el perceptor del suplido.
El importe.

Repercusión en el modelo 347

Los suplidos no se deben incluir en el modelo trescientos cuarenta y siete puesto que en este modelo se reflejan el volumen de operaciones efectuadas entre el usuario y el distribuidor.

En el caso del suplidos no supone otra operación efectuada sino más bien solamente un pago efectuado por nuestro distribuidor a nuestro nombre por tratarse de un servicio que nos presta otra persona a nosotros, ese es el motivo de no incluirse en la citada declaración. Si quieres contar con una asesoría fiscal en Valencia con amplia experiencia fiscal, contáctanos. Trabajamos para toda España.